Blaenoriaethu am Lwyddiant - Pwysigrwydd Deall Pwysigrwydd

Ysgogodd erthygl LinkedIn ddiweddar ynghyd ag ymddygiadau rwyf wedi'u gweld yn y diwydiant fy meddyliau'r wythnos hon. Fel rhan o'n personâu gwaith mae gennym feysydd ffocws - pethau yr ydym am eu gwella, gweithgareddau y tu hwnt i'n rolau craidd sy'n dangos effaith yn fewnol. Rydym i gyd yn eu gwneud nhw o ddydd i ddydd ac yn blaenoriaethu ein hamser yn unol â hynny. Yn fras, rwy'n defnyddio grid cwadrant amser Covey - er bod llawer o ffyrdd eraill o reoli llwyth gwaith, wrth gwrs.

Mae model Covey yn gyfarwydd i lawer: Cymhellol/Pwysig, Cymhellol/Amhwysig, Amgymhellol/Pwysig, Amgymhellol/Amhwysig. Bydd sut y mae pobl yn defnyddio offer rheoli amser yn amrywio'n fawr yn seiliedig ar eu rôl. Os cymerwch fi fel enghraifft - gan weithio fel Pensaer yn Microsoft - mae canran fawr o fy amser yn cael ei dreulio'n gweithio gyda chwsmeriaid. Mae hynny bob amser wedi bod yn flaenoriaeth rhif un i mi, ac os ca' i fod mor hy' â dweud, mae llawer o'm llwyddiant wedi deillio o'r hyn a elwir bellach yn "obsesiwn cwsmeriaid" yn y diwydiant.

Wrth i chi barhau i ddangos llwyddiant a chymryd rôl fwy uwch mewn unrhyw dîm, rydych chi'n dod yn berson mynd-ato pan fo heriau capasiti adnoddau o fewn eich sefydliad. Yna rydych chi'n dechrau llwytho prosiectau - un, yna dau, yna tri, pedwar neu bum - rydym yn dod yn arbenigwyr ar droi platiau. Ond gadewch i ni fod yn onest: ar y pwynt hwn, eich prif ased yw'r gallu i newid cyd-destun a delio â'r peth cymhellol a'r peth pwysig cyn iddo ddod yn gymhellol. Oni bai eich bod yn barod i beryglu eich cydbwysedd gwaith/bywyd, bydd gennych ychydig iawn o gylchoedd dros ben ar gyfer gweithgareddau eraill.

Yr Effaith Amlen

Nawr ychwanegwch ffactor allanol - eich rheolwr a'ch rheolwr uwch. Mae ganddyn nhw eu cwadrantiau Covey eu hunain, ond mae sgil-effaith i hyn nad wyf yn ei weld yn cael ei gydnabod yn aml. Rwy'n ei alw'n effaith amlen. Dyma lle mae rhai tasgau'n cael eu plygu o un cwadrant i un arall wrth eu dirprwyo.

Meddyliwch amdano fel hyn: mae rheolwr yn dirprwyo "menter" neu weithgaredd "ymestyn" atoch chi - o'u persbectif nhw, mae'r rhain yn bwysig ond nid yn gymhellol (neu o leiaf dylent fod!). Ond unwaith y cânt eu trosglwyddo i chi, heb hynny o gyd-destun, maen nhw'n cymryd yn ganiataol y byddan nhw'n mynd yn syth i'ch blychau brys a phwysig. I'r sawl sydd eisoes yn cynllunio eu hamser yn effeithiol - yn troi platiau, yn dysgu ar eu liwt eu hunain - mae hyn yn creu gwrthdaro. Mewn cyd-destun obsesiynol cwsmeriaid, bydd unrhyw beth nad yw'n uniongyrchol gysylltiedig â chwsmeriaid yn cymryd sedd gefn ac yn disgyn yn y pen draw i gwadrant 4 (ddim yn gymhellol a ddim yn bwysig). Ar y pwynt hwn mae gennych wrthdaro blaenoriaeth nad oes neb i'w ddatrys ar eich rhan.

Symudwch ymlaen chwarter/chwe mis - beth bynnag yw'ch cyfnod adolygu arferol - ac rydych chi'n eich cael eich hun mewn sefyllfa lle na wnaed y pethau hyn ac maen nhw nawr yn cael effaith sylweddol ar y person a'u dirprwyodd. Maen nhw nawr yn gymhellol a phwysig ac felly tybir eich bod chi wedi "methu."

Sut i Osgoi Hyn

Yn fy mhrofiad i, mae cyfeiriad at y canlynol yn helpu'r ddwy ochr i sicrhau canlyniad llwyddiannus.

Ar gyfer y Rheolwr:

• Mynegi'n glir pwysigrwydd a'r rhesymeg y tu ôl i'r angen am y gweithgaredd
• Pennu amserlen glir ar gyfer pryd y mae angen ei gwblhau
• Cymryd yr amser i ddeall beth mae'r gweithiwr eisoes yn ei wneud - mae llawer o bobl yn gwneud pethau nad ydynt yn "weladwy"
• Deall sut y gall hyn ategu gweithgareddau y mae'r gweithiwr eisoes yn eu hymgymryd â nhw — yn enwedig mewn rolau pensaernïol lle mae newid cyd-destun rhwng sawl cwsmer eisoes yn mynnu cryn dipyn o egni gwybyddol. Mae ychwanegu peth arall i newid cyd-destun iddo yn gwneud pethau'n fwy anodd byth
• Peidio â drysu gweithgarwch ag cyflawniad - mae cael llawer o bobl "yn gweithio" ar fentrau efallai'n adlewyrchu'n dda uwch i fyny, ond nid yw hyn yn gyflawniad, ac mewn rhai achosion mae'n niweidiol iawn i'ch perthynas gyda'ch gweithwyr

Ar gyfer y Gweithiwr:

• Cadw amser "rhydd" - mae hyn yn hawdd i'w ysgrifennu ac yn hynod o anodd i'w gyflawni. Mae J.D. Meier yn ysgrifennu'n dda ar y pwnc hwn, gan gynnwys ar werth oriau gwarchodedig mewn wythnos waith: https://blogs.msdn.microsoft.com/jmeier/2012/07/21/time-management-tips-1-add-power-hours-to-your-week/
• Ei wneud o fewn ffiniau eich cydbwysedd gwaith/bywyd eich hun - peidiwch â dweud ie oherwydd bod eraill i'w weld yn gwneud mwy
• Teimlo'n awdurdodol i ddweud na - mewn llawer o sefydliadau mae diwylliant yn cael ei bontio lle na allwch chi ddweud na wrth fentrau. Os ydych chi am ddweud na, byddwch yn glir iawn pam na allwch ei wneud, ac awgrymu rhywbeth a fyddai'n ffitio'n well â'ch ffyrdd gwaith
• Gorgyflathrebu - gwnewch yn siŵr eich bod yn glir ar sut rydych chi'n cynnydd. Tynnu sylw at unrhyw rwystrau. Ysgrifennu diweddariad statws wythnosol a fydd yn eich cadw'n onest ac yn cadw eich rheolwr wedi'i hysbysu

Gobeithio y cawsoch hyn o ddiddordeb!